Uma alternativa ao Excel para o acompanhamento de obra

Uma alternativa ao Excel para o acompanhamento de obra

Quase toda a gente começa da mesma forma: uma folha de Excel para acompanhar as pendências, os defeitos, o progresso. Uma coluna para a divisão, outra para o problema, outra para o estado. Funciona… durante algum tempo.

Depois chega sexta-feira e é hora de a atualizar. Qual era a foto de qual linha? A fissura na “parede norte” era esta ou era a outra? Esta versão é a mais recente, ou há uma mais nova na caixa de email de alguém? E a folha, que começou limpa, acaba num puzzle que só tu consegues resolver.

Esta página não é anti-Excel. O Excel é uma ferramenta tremenda. É sobre o que muda quando o acompanhamento de obra deixa de viver numa folha de cálculo e passa a estar ancorado à planta.

Porque é que quase toda a gente começa com o Excel

Há boas razões, e vale a pena reconhecê-las:

• Já o tens. Nada para comprar, nada de novo para aprender.
• É flexível. Montas as colunas que quiseres.
• É familiar. Toda a gente sabe abrir uma folha.

Para orçamentos, medições e números, o Excel é difícil de bater. O problema não é o Excel enquanto folha de cálculo. Começa quando o usas para acompanhar o trabalho de terreno, porque não foi desenhado para a obra.

Onde o Excel falha na obra

Estes são os pontos em que a folha te deixa ficar mal — e de certeza que os reconheces:

• Não está ligada à planta. Uma linha que diz “fissura na parede norte” não te mostra onde está. Hoje sabes; daqui a duas semanas, não.
• As fotos vivem noutro lado. Acabas com o rolo da câmara de um lado e a folha do outro, a tentar lembrar-te de que imagem corresponde a que linha.
• Não foi feita para o telemóvel. Editar células no telemóvel, com luvas e com pressa no meio da obra, é uma tortura. Por isso deixas para o escritório, e preenches de memória.
• Caos de versões. “pendencias_v3_FINAL_definitiva.xlsx”. Quem tem a mais recente? A tua ou a do encarregado?
• Não avisa ninguém. Uma linha nova não notifica quem tem de agir. Tens de o dizer à parte, pelo WhatsApp.
• Pode ser editada em silêncio. Qualquer pessoa com a folha pode alterar ou apagar uma linha sem deixar rasto. Num litígio, isso não te protege.

Nada disto é culpa do Excel. Estás a pedir-lhe algo para que não foi construído.

O que muda com a PinMy

A mudança de fundo é simples: em vez de uma linha numa folha, cada problema é um pin pregado no ponto exato da planta, com a sua foto, a sua nota de voz e a sua data.

• Documentas no momento, a partir do telemóvel. Tocas no ponto, dizes o problema, continuas a andar. Nada de preencher a folha à noite de memória.
• Tudo fica ligado à planta. A fissura não é uma linha ambígua: é um pin no canto exato, com um retângulo a mostrar a sua extensão.
• Uma fonte, sempre atual. Sem versões perdidas. Tu e a tua equipa veem a mesma planta com os mesmos pins, ao instante.
• Atribui-se e acompanha-se. Cada problema é atribuído a quem é de direito e move-se de “a fazer” para “feito” no quadro Kanban. Adeus a reescrever o estado todas as sextas-feiras.
• Avisa sozinha. Com @menções, quem tem de agir recebe a notificação. Sem aviso à parte.

Sejamos claros: o Excel continua a ter o seu lugar

A PinMy não substitui o Excel nos números. Orçamentos, medições, controlo de custos — isso continua a ser território de folha de cálculo, e bem.

O que a PinMy substitui é usar o Excel como registo de terreno: as listas de pendências, os registos de defeitos, o acompanhamento de problemas. É isso que melhora quando passa do Excel para a planta. Muitas equipas mantêm a folha para as finanças e movem só o acompanhamento de obra para a PinMy.

O que podes fazer hoje

Apenas funcionalidades que estão no telemóvel neste momento:

• Pins de voz, foto, vídeo e texto em plantas PDF e fotos de obra.
• Destaque de área redimensionável para marcar a extensão do problema.
• Fluxo Kanban: atribui, acompanha de “a fazer” a “feito” e fecha — com @menções e notificações.
• Notas de voz transcritas em mais de 20 línguas, prontas a pesquisar e copiar.
• Pins à prova de litígios: só quem cria um pin o pode mover ou apagar.
• Modo convidado para subempreiteiros sem conta.
• iOS, Android, web e uma extensão para Chrome. Alojada na UE, em conformidade com o RGPD.

Começa com uma lista

Não precisas de migrar nada. Pega na próxima lista de pendências que ias manter em Excel e faz a mesma na PinMy, sobre a planta. Compara quanto tempo poupas por não reconstruir de memória nem lutar com versões.

É gratuita para começar, sem cartão e sem configuração. Vê também como documentar rondas de pendências passo a passo, ou como encaixa no dia a dia dos técnicos de obra e dos diretores de obra.

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