Alternativa a Excel para seguimiento de obra

Una alternativa a Excel para el seguimiento de obra

Casi todo el mundo empieza igual: una hoja de Excel para llevar los repasos, los defectos, el avance. Una columna para la estancia, otra para el problema, otra para el estado. Funciona… durante un tiempo.

Luego llega el viernes y toca actualizarla. ¿Qué foto era de qué fila? ¿La grieta de la «pared norte» era esta o la otra? ¿Esta versión es la última o hay una más nueva en el correo de alguien? Y la hoja, que empezó limpia, acaba siendo un puzzle que solo tú entiendes.

Esta página no va contra Excel. Excel es una herramienta enorme. Va sobre qué cambia cuando el seguimiento de obra deja de vivir en una hoja de cálculo y pasa a estar anclado al plano.

Por qué casi todos empiezan con Excel

Hay buenas razones, y conviene reconocerlas:

• Lo tienes ya. No hay que comprar ni aprender nada nuevo.
• Es flexible. Pones las columnas que quieras.
• Es familiar. Todo el mundo sabe abrir una hoja.

Para presupuestos, mediciones y números, Excel es difícil de superar. El problema no es Excel como hoja de cálculo. Empieza cuando lo usas para seguir el trabajo de campo, porque no se diseñó para la obra.

Dónde Excel se rompe en obra

Estos son los puntos donde la hoja te falla, y seguro que los reconoces:

• No está unido al plano. Una fila que dice «grieta en pared norte» no te enseña dónde está. Tú lo sabes hoy; dentro de dos semanas, no.
• Las fotos viven aparte. Acabas con un carrete por un lado y una hoja por otro, intentando recordar qué imagen va con qué fila.
• No es para el móvil. Editar celdas en el teléfono, con guantes y prisa en mitad de la obra, es un suplicio. Así que lo dejas para el despacho, y rellenas de memoria.
• El caos de versiones. «repasos_v3_FINAL_definitivo.xlsx». ¿Quién tiene la última? ¿La tuya o la del encargado?
• No avisa a nadie. Una fila nueva no notifica a quien tiene que actuar. Hay que avisar aparte, por WhatsApp.
• Se puede editar en silencio. Cualquiera con la hoja puede cambiar o borrar una fila sin rastro. En una disputa, eso no te cubre.

Ninguno es culpa de Excel. Es que le pides algo para lo que no está hecho.

Qué cambia con PinMy

El cambio de fondo es simple: en lugar de una fila en una hoja, cada incidencia es un pin clavado en el punto exacto del plano, con su foto, su nota de voz y su fecha.

• Documentas en el momento, desde el móvil. Tocas el punto, hablas la incidencia, sigues caminando. Nada de rellenar la hoja por la noche de memoria.
• Todo está unido al plano. La grieta no es una fila ambigua: es un pin en la esquina exacta, con un rectángulo que muestra su alcance.
• Una sola fuente, siempre actual. No hay versiones sueltas. Tú y tu equipo veis el mismo plano con los mismos pines, al instante.
• Se asigna y se sigue. Cada incidencia se asigna a quien le toca y avanza de «por hacer» a «hecho» en el tablero Kanban. Adiós a reescribir el estado cada viernes.
• Avisa solo. Con @menciones, quien tiene que actuar recibe notificación. Sin avisar aparte.

Seamos claros: Excel sigue teniendo su sitio

PinMy no sustituye a Excel para los números. Los presupuestos, las mediciones, el control de costes — eso sigue siendo terreno de la hoja de cálculo, y está bien que así sea.

Lo que PinMy reemplaza es el uso de Excel como registro de campo: las listas de repasos, los logs de defectos, el seguimiento de incidencias. Eso es lo que gana al pasar del Excel al plano. Muchos equipos siguen con su hoja para lo económico y mueven solo el seguimiento de obra a PinMy.

Lo que puedes hacer hoy

Solo funciones que están en el móvil ahora mismo:

• Pines de voz, foto, vídeo y texto sobre planos PDF y fotos de obra.
• Resaltado de área redimensionable para marcar el alcance del problema.
• Flujo Kanban: asigna, sigue de «por hacer» a «hecho» y cierra, con @menciones y avisos.
• Notas de voz transcritas en más de 20 idiomas, listas para buscar y copiar.
• Pines a prueba de disputas: solo quien crea un pin puede moverlo o borrarlo.
• Modo invitado para subcontratas sin cuenta.
• iOS, Android, web y extensión de Chrome. Alojado en la UE, conforme al RGPD.

Empieza por una lista

No hace falta migrar nada. Coge la próxima lista de repasos que ibas a llevar en Excel y hazla en PinMy, sobre el plano. Compara cuánto tiempo ahorras al no reconstruir de memoria ni pelearte con versiones.

Es gratis para empezar, sin tarjeta y sin configuración. Mira también cómo se documentan los repasos de obra paso a paso, o cómo encaja con el día a día de aparejadores y jefes de obra.

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